Mit diesen 5 goldenen Eventregeln wird auch dein Anlass zum Erfolg

Wir begleiten grosse Events von der Idee bis zur Ausführung. Ein Beispiel dafür ist die opera viva in Obersaxen Mundaun. Was ist dabei besonders wichtig? Hier die 5 goldene Eventregeln von unserem Projektleiter Roman Benker.

Seit 2013 arbeiten wir mit dem Verein opera viva zusammen und unterstützen ihn bei der Organisation des Opernsommers, welcher alle zwei Jahre in Obersaxen Mundaun stattfindet, sowie der jährlichen Konzerte zum Jahresausklang.

Dieses Jahr wurde eine ganz besondere Oper aufgeführt

«Carmen» – vermutlich die erfolgreichste Oper aller Zeiten. Das Stück von Georges Bizet steht für Leidenschaft, Liebe, Begierde und Eifersucht. Der künstlerische Leiter Gion Gieri Tuor und der bekannte Bündner Schauspieler und Regisseur Andrea Zogg machten die Oper erlebbar für Jung und Alt. Auch Opern-Neulinge waren vom Stück sichtlich begeistert.

Hinter der Event Organisation steckt ausgeklügeltes Projektmanagement

Roman Benker, Standortleiter Chur bei communicaziun.ch, ist Projektleiter und koordiniert während Monaten in enger Zusammenarbeit mit dem Marketingteam alles rund um die Bereiche Infrastruktur, Personal, Künstler, Gemeinde und Kommunikation. Während allen Spielabenden ist er die Ansprechperson für jegliche Vorkommnisse. Doch wie behält er den Überblick und auf was kommt es wirklich an, damit das Event ein Erfolg wird?

Roman schwört auf diese 5 goldenen Eventregeln

1. Behalte die Zielgruppe immer im Fokus

Die Bedürfnisse der Zielgruppen müssen als oberste Maxime betrachtet werden. Wenn es uns gelingt, diese Bedürfnisse oder Erwartungen zu übertreffen, dürfen wir von einem erfolgreichen Erlebnis sprechen. Als Zielgruppen bei opera viva bezeichnen wir die Gäste, die Geldgeber, die Medien, die Helfer, das künstlerische Ensemble, den Vorstand und das OK sowie politische Instanzen.

2. Übernimm für alles die Verantwortung

Als Projektleiter bin ich Event-Manager. Verniedlicht heisst das «Mädchen für alles». Ich nehme alle und alles ernst, jede Kritik und Anregung betrachte ich als Chance und jedes noch so kleine Anliegen oder Problem sollte man als das eigene nennen. Ob ich dann den nächsten Schritt selber ausführe oder delegiere, ist Nebensache und höchstens eine Sache der Effizienz oder Priorität. Die Kontrolle und Rückmeldung ist aber für jedes Anliegen ebenso wichtig, wie die Problemlösung selbst.

3. Sei für alle nützlich

Als Projektleiter kann ich nicht alles selber erledigen. Aber alles was ich tue, sollte für eine oder mehrere Personen oder die Zielgruppen nützlich sein. Ob ich die Aufgabe nun selber ausführe oder delegiere, der Nutzen für andere ist ein wichtiges Ziel, ganz nach dem Motto: «Erfolgreich ist, wer andere erfolgreich macht.»

4. Kenne den Event in- und auswendig

Nur wenn ich mein Produkt kenne, kann ich es optimal verkaufen. Als Projektleiter will ich möglichst viele Details des gesamten Events kennen. Ich muss wissen, wo was ist, oder wer für was verantwortlich ist, damit ich in jeder Situation in kürzester Zeit reagieren kann.

5. Sei ein guter «Gastgeber»

Erneut ein Zitat, diesmal von einem französischen Gastrosophen: «Gastfreundschaft heisst, sich um seine Gäste zu kümmern, solang sie unter deinem Dache weilen.» Ich nehme jeden meiner Gäste (alle Zielgruppen) ernst und kümmere mich, um ihre Anliegen. Ich nehme mir immer Zeit und habe ein offenes Ohr. Ich stehe nicht im Vordergrund, aber vom Anfang bis zum Schluss bin als «Gastgeber» für meine «Gäste» da.

Aus unserer Sicht war die Durchführung des Opernsommers 2018 ein grosser Erfolg

Wir durften mitwirken, dass die 9 Aufführungen mit über 93% Auslastung sehr erfolgreich verkauft wurden, konnten einen stimmigen Auftritt realisieren und hatten die Möglichkeit Teil der Oper «Carmen» zu werden. Neben der Projektleitung unterstützen wir den Vorstand von opera viva in folgenden Bereichen:

Druck

Vom Flyer über das Programmheft und F12 Plakat bis zu Namensschildern für die Beteiligten: Für jede Oper gibt es ein neues Sujet, gezeichnet vom Obersaxer Kunstmaler Rudolf Mirer, welches dann mit den weiteren Grafikelementen und Informationen zu einem fast schon neuen CI/CD verschmilzt. Nicht nur für die Opern dürfen wir uns den Drucksachen annehmen, sondern auch für die Konzerte von opera viva, wie dem Jahresend- oder Sinfoniekonzert.

Social Media

Damit die Fans auf Instagram und Facebook regelmässig mit guten und spannenden Inhalten versorgt werden, planen wir fortlaufend spannende sowie informative Beiträge rund um die Oper. Gerade während den opernfreien Monaten ist es immer eine grosse Herausforderung, die Kanäle mit wertvollen Daten zu speisen.

Web

Ebenfalls gehört die Betreuung der Website zur Tätigkeit des Marketings. Wir bespielen die Website mit Inhalten und Bildern rund um opera viva. Wenn es mal komplexer wird, wenden wir uns an das Team vom Web.

Werbetechnik

Wenn es um grössere Beschriftungen geht, um Fahnen, Blachen, Signaletik oder Fahrzeugbeschriftung, ist bei uns die Werbetechnik zuständig. Für opera viva haben wir diverse Blachen und Strassenbanner bedruckt.

Fotografie

Für eine vollständige Dokumentation eines Events und um die schönen Erinnerungen zu behalten, sind Fotos nicht mehr wegzudenken. Im Rahmen vom Opernsommer 2018 durften wir die Bilder machen, welche dann sicherlich nicht nur auf der Webseite von opera viva Platz finden, sondern auch in den Sozialen Medien und in Zukunft, bei der Gestaltung neuer Drucksachen.

Wir freuen uns auf die weiterhin wertvolle Zusammenarbeit mit dem Verein von opera viva sowie allen weiteren Beteiligten.